Hizmet Alımı İhalelerinde Sınır Değerin Altında Kalan Tekliflerin Açıklanması

Hizmet Alımı İhalelerinde Sınır Değerin Altında Kalan Tekliflerin Açıklanması ve Değerlendirilmesi: Kapsamlı Bir İnceleme

Kamu İhale Kanunu ve ilgili mevzuat, kamu kaynaklarının etkin ve verimli kullanılmasını sağlamak amacıyla ihale süreçlerinde şeffaflık ve rekabet ilkelerini esas alır. Bu bağlamda, hizmet alımı ihalelerinde sınır değerin altında kalan tekliflerin açıklanması ve değerlendirilmesi, rekabetin korunması ve kamu yararının gözetilmesi açısından kritik bir öneme sahiptir. Bu makalede, Kamu İhale Genel Tebliği’nin ilgili hükümleri çerçevesinde, hizmet alımı ihalelerinde sınır değerin altında kalan tekliflerin nasıl değerlendirildiği detaylı bir şekilde incelenecektir.

Sınır Değer ve Aşırı Düşük Teklif Kavramı

İhale mevzuatında “sınır değer” kavramı, yaklaşık maliyete ve diğer tekliflere göre aşırı düşük olduğu düşünülen teklifleri belirlemek için kullanılan bir eşiktir. Bu değerin altında kalan teklifler “aşırı düşük teklif” olarak nitelendirilir ve bu teklif sahiplerinden tekliflerini nasıl oluşturduklarına dair açıklama istenir. Amaç, gerçekçi olmayan ve dolayısıyla sözleşme aşamasında sorunlara yol açabilecek tekliflerin elenmesidir.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79. Maddesi ve Getirdiği Düzenlemeler

Kamu İhale Genel Tebliği’nin ÜÇÜNCÜ BÖLÜM’ünde yer alan 79. madde, hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesine ilişkin özel hükümleri içerir. Bu madde, ihalelerde şeffaflığın ve rekabetin sağlanması, kamu kaynaklarının etkin kullanılması ve olası sorunların önüne geçilmesi amacıyla önemli düzenlemeler getirmiştir.

Açıklama İstenmesi ve Süreci (79.2)

• İhale ilanında ve dokümanında, teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği açıkça belirtilmelidir.
• Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenleri, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmelidir. Bu, tüm istekliler için eşit şartların sağlanması açısından önemlidir.
• Açıklama sunulması için isteklilere en az üç (3) iş günü süre verilmelidir. Bu süre, isteklilerin gerekli belgeleri toplaması ve açıklamalarını hazırlaması için yeterli zamanı tanımayı amaçlar.

Açıklama Yöntemleri (79.2.2)

İstekliler, aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerini çeşitli yöntemlerle açıklayabilirler. Bu yöntemler genellikle maliyet analizlerine, piyasa fiyatlarına ve diğer somut verilere dayanır. En yaygın yöntemler şunlardır:

• Üçüncü Kişilerden Fiyat Teklifi Alınması: İhale konusu mal veya hizmet için farklı tedarikçilerden alınan fiyat teklifleri sunulabilir.
• Kamu Kurum ve Kuruluşları veya Özel/Münhasır Hak Sahibi Kuruluşların Uyguladığı Fiyatlarla Açıklama: İlgili kurumların uyguladığı resmi fiyatlar referans olarak gösterilebilir.
• Ticaret Borsası veya Toptancı Hal Fiyatları: Özellikle malzemeli yemek ihalelerinde, ilgili borsaların veya hallerin güncel fiyatları kullanılabilir.
• İsteklinin Kendi Ürettiği, Aldığı veya Sattığı Mallara Ait Fiyatların Kullanılması: İsteklinin kendi faaliyetleri sonucu oluşan maliyet ve satış verileri sunulabilir.
• Hizmet Alımlarında İsteklinin Ortağı Olduğu Tüzel Kişiye Ait İşletmeden Mal Çekmesiyle Oluşan Emsal Bedel Üzerinden Açıklama: İlgili mevzuata uygun olarak hesaplanan emsal bedel kullanılabilir.
• Akaryakıt Girdisi İçin EPDK Verileri: Akaryakıt giderleri için Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu (EPDK) tarafından yayımlanan veriler kullanılabilir.
• Kamu İhale Kurumu İşçilik Hesaplama Modülü: Personel çalıştırmasına dayalı hizmet alımlarında, KİK’in işçilik hesaplama modülü kullanılarak asgari işçilik maliyeti hesaplanabilir.

Meslek Mensubu Sorumluluğu (79.2.3)

Meslek mensupları (Yeminli Mali Müşavirler veya Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler), üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri ve emsal bedel beyanlarındaki bilgilerin doğruluğundan sorumludur. Bu düzenleme, sunulan bilgilerin güvenilirliğini artırmayı hedefler.

Tutanakların Düzenlenme Dönemi (79.2.4)

Tutanakların, ilan/davet tarihinin içinde bulunduğu aydan önceki üç ay veya bundan önceki üç ay içindeki bilgileri esas alınarak düzenlenmesi zorunludur. Bu, güncel ve gerçekçi verilerin kullanılmasını sağlar. Örneğin, ilan tarihi 10.03.2024 olan bir ihalede, tutanaklar ya 01.12.2023-29.02.2024 ya da 01.09.2023-30.11.2023 aralığına ilişkin olmalıdır.

İşletme Hesabına Göre Defter Tutanlar (79.2.5)

İşletme hesabına göre defter tutan istekliler, tutanakları işletme hesabı defteri ve işletme hesap özeti kayıtlarına göre düzenlemelidir.

Malzemeli Yemek Hizmet Alımlarında Özel Düzenlemeler (79.2.6)

Malzemeli yemek hizmet alımlarında, teknik şartnamede asgari iki haftalık örnek menü düzenlemesi yapılır ve bu menüde yer alan yemeklerin içerikleri ile çiğ girdi miktarları belirtilir. Bu ihalelerde, teklifi aşırı düşük bulunan istekli, öncelikle “ana girdi”, “işçilik” ve “yardımcı gider” oranlarının belirtildiği Malzemeli Yemek Sunumu Hesap Cetvelini sunar. Açıklamanın geçerli kabul edilebilmesi için “(Ana Girdi Maliyeti+İşçilik Maliyeti)/Toplam Teklif Tutarı” oranının 0,80’den az ve 0,95’den çok olmaması gerekir.

• Ana Girdiler: Kırmızı et, beyaz et, balık, işlenmiş et ürünleri, kuru gıdalar, sebze, meyve, toz şeker, süt, yoğurt, ayran, yağ ürünleri, kahvaltı malzemeleri, pet su, ¹ ekmek gibi unsurlar ana girdi olarak kabul edilir.   1. www.ihaleciyiz.net www.ihaleciyiz.net
• Yardımcı Girdiler: Yemek pişirilmesi için gerekli enerji giderleri, temizlik malzemeleri, su, sigorta giderleri, ilaçlama ve hijyen sağlama giderleri, bakım onarım, amortisman, nakliye, sözleşme giderleri ve genel giderler, portör muayenesi ve tali çiğ girdiler gibi unsurlar yardımcı girdiler olarak değerlendirilir ve bu unsurlar için açıklama sunulması gerekmez.
• Malzemeli yemek alımı ihalelerinde, kırmızı et, beyaz et, balık, kuru gıdalar, sebze ve meyve maliyetlerinin tevsiki amacıyla üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri kullanılamaz. Ancak diğer yöntemlerle açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda, üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri ile açıklama yapılabilir.
• Açıklamalar sadece iki haftalık örnek menüdeki ana girdiler ve işçilik giderleri dikkate alınarak yapılmalıdır. Toplam miktar ve tutar açıklaması yapılmayacaktır.

Akaryakıt Girdisi Açıklamaları (79.2.7)

Akaryakıt girdisine ilişkin olarak, EPDK tarafından yayımlanan ve İstanbul İli Avrupa Yakası’ndaki en yüksek işlem hacimli 8 firmanın akaryakıt fiyatlarını içeren raporda yer alan fiyatların %90’ının altında sunulan açıklamalar geçerli kabul edilmez.

İdarelerin Dikkat Etmesi Gereken Hususlar (79.3)

• Usulüne uygun açıklama yapan isteklilerin teklifleri geçerli kabul edilir. Hayatın olağan akışına veya ticari gereklere aykırılık gibi nedenlerle teklifler reddedilemez.
• Diğer yöntemlerle açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda, istekli gerekçesini belirterek, ihale tarihinden önceki son 12 ay içinde düzenlenen diğer bilgi ve belgeleri kullanabilir.
• Personel çalıştırmasına dayalı hizmet alımlarında KİK’in işçilik hesaplama modülünün kullanılması zorunludur.

İdarelerin Dikkat Etmesi Gereken Hususlar (79.3)

• Usulüne uygun açıklama yapan isteklilerin teklifleri geçerli kabul edilir. Hayatın olağan akışına veya ticari gereklere aykırılık gibi nedenlerle teklifler reddedilemez.
• Diğer yöntemlerle açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda, istekli gerekçesini belirterek, ihale tarihinden önceki son 12 ay içinde düzenlenen diğer bilgi ve belgeleri kullanabilir.
• Personel çalıştırmasına dayalı hizmet alımlarında KİK’in işçilik hesaplama modülünün kullanılması zorunludur.

Hizmet Alımlarında Aşırı Düşük Teklif Açıklaması Nasıl Yapılmalıdır?

• Açıklama Zorunluluğu: Hizmet alımlarında aşırı düşük teklif veren isteklilerin, tekliflerini teknik olarak sorgulamak için bu teklifleri açıklamaları gerekiyor.
• Açıklama Süresi: Açıklama süresi içinde açıklama yapmayan veya açıklaması uygun görülmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılıyor.
• Açıklama Yöntemleri: İhale mevzuatı, açıklama yapılacak girdilere ait maliyetler için kesin hatlarıyla bir düzenleme yapmıştır. İstekliler, işin özelliğine göre bu yöntemlerden birini veya birkaçını birlikte kullanarak açıklama yapabilirler.

Açıklama Yöntemleri:

• Üçüncü Kişilerden Fiyat Teklifi Alınması: Fiyat teklifi veren kişiyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu (Serbest Muhasebeci Mali Müşavir veya Yeminli Mali müşavirler) tarafından açıklama yapılacak teklife konu mal veya hizmet için maliyet tespit tutanağı veya satışları tespiti falan düzenlenmemiş.
• Kamu Kurum ve Kuruluşları veya Özel veya Münhasır Hak Sahibi Kuruluşların Uyguladığı Fiyatlarla Açıklanması: Açıklamanın geçerli olabilmesi için kullanılan fiyatların ilan veya davet ile ihale tarihi arasında geçerli olması gerekir. İhale tarihindeki fiyatların kullanılması ise kabul edilmemektedir.
• Ticaret Borsası veya Toptancı Hal Fiyatları ile Yapılması: Genellikle malzemeli yemek hizmet alımlarını gerçekleşmektedir. Ancak açıklamanın ihale tarihinden önceki son 12 ayın herhangi bir işlem gününde gerçekleşen ortalama fiyatını gösteren belgeli yapılması gerekir.
• İsteklinin Kendi Ürettiği, Aldığı veya Sattığı Mallara Ait Fiyatların Kullanılması: İstekliliğiyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya etkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre teklif açıklaması maliyet satış tutarı tespit sanayide yapılabilir. Maliyetlere dayanarak alınarak yapılan açıklamanın geçerliliği olabilmesi için teklif edilen birim fiyatın ilgili tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması ve isteklinin son veya bir önceki geçici vergi veya name döneminde ihale konusu işte kullanılmasını öngördü mal miktarının en az yarısı kadar alım yapmış olması gerekir. Satışlar dayanarak anlarak yapılan açıklamanın geçerli olabilmesi için teklif edilen birim fiyatın ilgili tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış %80’in altında olmaması ve malın ticaretinin isteklinin faaliyet alanında olması gerekir. Ayrıca isteklinin son veya bir önceki geçici Vergi beyanname döneminde 4734 sayılı kanun kapsamında idarelere açıklama konusu mala ilişkin satış yapmış ve satılan malın idarece kabul edilmiş olduğunun tefsir edilmesi durumunda maliyet satışları tespit tutanağı sunulmasına gerek bulunmamaktadır.  
• Hizmet Alımlarında İsteklinin Ortağı Olduğu Tüzel Kişiye Ait İşletmeden Mal Çekmesiyle Oluşan Emsal Bedel Üzerinden Açıklama Yapması: Vergi Usul kanununa göre hesaplanan Emsal Bedeli gösteren ve istekli ile tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından hazırlanarak imzalanan ve kaşelenen beyanın verilmesi yeterlidir.  
• Hizmet Alımı Kapsamında Akaryakıt Girdisine İlişkin Olarak Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu Verileri Üzerinden Açıklama Yapılabilir: Bunun tarafından yayınlanan İstanbul ili Avrupa yakasında bulunan bayiler adına beyan edilmiş fiyatların ortalamasının yansıtan en yüksek hacimli 8 firmanın akaryakıt fiyatlarına ilişkin raporda yer alan fiyatların %90’ın altında sunulan açıklamalar geçerli kabul edilmez. Ayrıca motorin veya benzine yönelik olarak öngörülen tutarların tl/l cinsinden hesaplanmasında Enerji Piyasası Düzenleme kurulunun ilgili düzenlemeleri dikkate alınır.
• Kamu İhale Kurumu Tarafından Oluşturulan İşçilik Hesaplama Modülü: Personel çalıştırmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde tekliflerin değerlendirilmesi bağlamında sözleşme ve genel giderler dahil asgari işçilik maliyeti hesabında işçilik hesaplama modülünün kullanılması zorunludur. Bu nedenle kamuya ne Kurumu tarafından hazırlanan işçilik hesaplama motoru üzerinden açıklama yapılması açıklamanın geçerli olmasını sağlayacaktır.  

Malzemeli Yemek Hizmet Alımları:

• Ana Girdi, İşçilik ve Yardımcı Girdi Oranları: İhale mevzuatında malzemeli yemek hizmet alımı hallerindeki aşırı açıklamaların yapılmasında özel usuller belirlenmiştir. Teklifi düşük bulunan isteklilerin öncelikle ana girdi işçilik ve yardımcı lider oranlarının belirtildiği malzemenin yemek sunumu hesap cetvelini hazırlayarak açıklama kapsamında sunulması gerekir. Açıklamanın geçerli kabul edilebilmesi için ana girdi maliyeti ile işçilik maliyeti toplamının toplam teklif tarağı oranının 0,80’den az 095’ten çok olmaması gerekir. Oran belirtilmeyen veya belirttiği oran %80’den az veya 0.95’ten çok olan isteklilerin teknikleri reddedilir.
• Yardımcı Girdiler: Yardımcı girdiler için isteklilerin açıklama sunmasına gerek bulunmamaktadır.
• Kırmızı Et veya Et Balıkları, Pirinç, Bulgur, Nohut Gibi Kuru Gıdalar ve Sebze ve Meyvelerin Girdi Maliyetleri: Bu tür ana girdiler mevzuat gereği hala veya borsa fiyatları ile açıklanmalıdır.