Ekap üzerinden e ihale nasıl yapılır bunu adım adım sizlere burada göstermeye çalışacağız.

e ihale neden çıkmış öncelikle bunu dile getirelim

27/05/2016 Tarihli ve 29724/m Sayılı Resmî Gazete’de yayınlanan Mal ve Hizmet Alımı

İhaleleri Uygulama Yönetmeliklerinde yapılan değişiklik ile elektronik ihale uygulamasının usul ve esaslarında, uygulamayı daha etkin kılacak bazı değişiklikler yapılmıştır. 

Bu çerçevede, yeterlik değerlendirmesine ilişkin isteklilerin beyanı esas alınarak işleyen bir teklif hazırlanması ve değerlendirilmesi süreci kurgulanarak ihaleye katılım işlemlerinin kolaylaştırılması amaçlanmıştır.

İhale süreciyle ilgili konu başlıklarımızdan bir tanesi İhale kaydı oluşturma

İHALE KAYIT

Menüde “İhale İşlemleri” sekmesinden “İhale Kayıt” linki tıklanarak, ihale kayıt ekranında, kayıt işlemleri yapılır. 

İhale Kayıt Ekranına Yaklaşık Maliyetin Girilmesi 

Yaklaşık maliyet girişi, belirtilen üst limitin altında kalacak şekilde girildiğinde sistem, “İhale Bilgileri” ekranında kullanıcıya “Tekliflerin elektronik ortamda alınması, değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması öngörülüyor mu?” sorusunu gösterir. Evet cevabı verildiğinde, teklifler elektronik ortamda alınarak değerlendirilecek ve ihale sonuçlandırılacaktır

İHALE İŞLEMLERİ

İhale kayıt işlemleri tamamlandıktan sonra İKN alınarak ihtiyaç raporu işlemleri tamamlanır, sonrasında ise “Teknik Şartname ve Diğer Belge İşlemleri” ekranında teknik şartname ile ilgili işlemler gerçekleştirilir

Teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar

Tekliflerin elektronik ortamda alınacağı mal alımı ihalelerinde, “Teknik Şartname İşlemleri” ekranında, doküman yüklemeye ek olarak, “Teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar” formunun oluşturulması için bir panel gösterilir. İdare, Teknik Şartname’de yer alan ve cevap verilmesi istenen teknik özellikleri açık bir şekilde belirtir ve “Kaydet” butonuna tıklar.

Kullanıcı tarafından girilen bilgiler “Güncelle” butonu ile güncellenebilir, “Sil” butonu ile silinebilir. Oluşturulan “Teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar” formu, ihale dokümanı içine sistem tarafından otomatik olarak eklenir.

Teknik Şartnameye Cevaplar ve Açıklamalar Ön İzleme” butonuna tıklanır ve standart form otomatik olarak word dosyası şeklinde indirilir

İdari Şartname ve Sözleşme Tasarısı İşlemleri

Teknik şartnamenin onaylanmasının ardından idari şartname oluşturma işlemlerine başlanır. İhale onaylandıktan sonra “Yeterlik Bilgileri Tablosu”, idari şartnamede verilen cevaplara uygun şekilde sistem tarafından otomatik olarak oluşturulur ve ihale dokümanı içine eklenir.

İdari şartname onaylandıktan sonra sözleşme tasarısı oluşturulur ve ihale onaylanır.

Hazır Belgeler

Kullanıcı “Hazır Belgeler” butonuna tıklayarak ilgili ihalenin belgelerine ulaşır.

Şekil 8: Hazır Belgelerin Gösterilmesi

İlgili ihalenin dokümanlarına ve standart formlarına ulaşmak için “İhale Dokümanı” butonuna tıklanır. 

İlgili ihalenin dokümanlarına ve standart formlarına ulaşmak için “İhale Dokümanı” butonuna tıklanır. 

Şekil 9: İhale Dokümanları 

3.4       Yeterlik Bilgileri Tablosu

Yeterlik Bilgileri Tablosu, idari şartnamede verilen cevaplara uygun şekilde sistem tarafından otomatik olarak oluşturulur.

Yeterlik Bilgileri Tablosu

Yeterlik Bilgileri Tablosu, idari şartnamede verilen cevaplara uygun şekilde sistem tarafından otomatik olarak oluşturulur.

İLAN HAZIRLAMA

İhalenin onaylanmasından sonra ilan hazırlama adımına geçilir. “Hazırla” butonuna tıklanarak ihale ilanı hazırlanır.

Kaydet” butonuna tıklanır ve ilan hazırlanır.

İlan Alındısı Bilgileri

İlan sevk işlem formu gönderildikten sonra ilan yayımlanır.

İlan Sevk İşlem Formunun Gönderilmesi ve İlanın Yayımlanması 

 İHALE KOMİSYONU İŞLEMLERİ

Kullanıcı, menüde yer alan “İhale Öncesi” sekmesinin altında yer alan “İhale Komisyonu İşlemleri” linkine tıklayarak komisyon işlemlerini tamamlar.

E-TEKLİF DEĞERLENDİRME

Kullanıcı, menüde yer alan “Teklif İşlemleri” sekmesi altında “E-Teklif Değerlendirme” linkine tıklar. Teklif değerlendirme işlemlerine ihale tarihinde başlanabilir

E-Teklif Değerlendirme Birinci Oturum

1 Teklif Açılış

E-Teklif değerlendirme adımının birinci oturum ekranında yer alan “Teklif Açılış”  sekmesinde ilk olarak daha önce oluşturulmuş ihale komisyonu listesinde yer alan asil üyeler ve yedek üyeler listelenir. İhale komisyonu listesinden komisyon üyeleri belirlenir

Yetkili Komisyon Üyesi Seçimi

Komisyon üyeleri kaydedildikten sonra açılan istekliler başlığı altında, teklif veren istekliler listelenir. İsteklilerin e-tekliflerinin başarı ile açılması için anahtar gönderme zaman aralığında, e-teklif anahtarlarının da gönderilmiş olması gerekmektedir. “Teklif Kilit Aç” butonuna tıklandığında, e-tekliflerini ve e-tekliflerine ait e-anahtarlarını göndermiş isteklilerin teklifleri açılır

E-Teklif Değerlendirme Birinci Oturumü

Tüm istekliler için teklif açma işlemleri tamamlandıktan sonra “Yaklaşık Maliyet Aç” butonu görünür olur. Kısmi teklife açık olan ihalelerde “Detay” butonu ile kısma ait yaklaşık maliyet bilgileri gösterilir.

Yaklaşık Maliyetin Açılması   Teklifleri başarıyla açılan istekliler için “Seç” butonuna basılarak teklif değerlendirme işlemleri başlatılır

2 Teklif Mektubunun Uygunluk Durumu

Seç butonuna basıldığında “Teklif Mektubunun Uygunluk Durumu” ekranı getirilir. Üst panelde değerlendirmesi yapılan istekliye ait bilgiler gösterilir. “Detay” butonuna basıldığında istekliye ait detaylı bilgilere ulaşılabilir. “İstekli Değiştir” butonuna basıldığında teklifi başarı ile açılmış ve teklif değerlendirmesi yapılacak diğer istekliler seçilebilir. E-teklif değerlendirmesi yapılan isteklinin teklif mektubu/cetveli “Dosyayı İndir” ya da “Word Dosyasını İndir” butonları kullanılarak görüntülenir

Teklif Mektubunun Uygunluk Durumu 

İncelenen teklif mektubunun uygunluk durumunu belirlemek için “Uygun” veya “Uygun Değil” seçimi yapılarak Kaydet ve İlerle butona basılır.

Teklif Mektubunun Uygunluk Durumunun Değerlendirilmesi  

6.1.3 Yeterlik Bilgileri Tablosu ve Geçici Teminatın Uygunluk Durumu

6.1.3.1         Yeterlik Bilgileri Tablosu

“Kaydet ve İlerle”butonuna tıklanarak “Yeterlik Bilgileri Tablosu ve Geçici Teminat

Uygunluk Durumu”ekranına geçilir.“Yeterlik Bilgileri Tablosu” başlığı altında yer alan“Göster”butonuna tıklandığında, değerlendirme işlemi yapılan isteklinin teklif verirken doldurmuş olduğu yeterlik bilgileri tablosu gösterilir. Mal alımı ihalelerinde, ek olarak (idare tarafından hazrılanmışsa), “Teknik Şartnameye Cevaplar ve Açıklamalar” başlığı altında istekli tarafından teklif verirken doldurulmuş olan  “Teknik Şartnameye Cevaplar Ve Açıklamalar Formu” gösterilir. “E-Geçici Teminat Bilgilerini Görüntüle” butonuna tıklandığında elektronik olarak banka tarafından elektronik olarak hazırlanarak gönderilen geçici teminatların listelendiği ekran gösterilir.