Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi ,
Yapılan incelemede, ihale konusu işin çöp toplama ve nakli için 8 ay boyunca 23 temizlik işçisi ve 8 şoför çalıştırılması olduğu, yaklaşık maliyetin sadece işçilik giderlerinden oluştuğu, işçilere yemek verilmesinin öngörülmediği, yol giderine ilişkin olarak da İdari Şartname’ninFormun Üstü 25.3.2’nci maddesinde “İşçilerin yol giderleri ödenecektir.” düzenlemesinin yer aldığı, ancak ne İdari Şartname’de ne de Teknik Şartname’de yol gideri ile ilgili olarak başka bir düzenlemenin bulunmadığı,
İdarece KİK işçilik hesaplama modülü kullanılarak “yol bedeli dâhil” asgari işçilik maliyetinin 352.412,08 TL olarak hesaplandığı, 6 oranında kâr öngörülerek toplam yaklaşık maliyetin 373.556,80 TL olarak bulunduğu, kâr hariç yaklaşık maliyetin “yol bedeli dâhil” asgari işçilik maliyetine eşit olduğu,
04.12.2013 tarihinde yapılan ihaleye 4 isteklinin katıldığı, Şüheda İnş. Turz. Tem. San. Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin sunduğu iş bitirme belgesinin konusunun benzer işe uygun olmadığı gerekçesi ile; Dicle Kır. Med. Teks. Ür. Tem. Yak. İnş Tic. San. Ltd. Şti.nin teklifinin teklif mektubunda teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uyumlu olmadığı gerekçesi ile değerlendirme dışı bırakıldığı,
Teklif tutarı 338.620,80 TL olan başvuru sahibinin teklifinin kârsız yaklaşık maliyetin altında olduğu ve aşırı düşük teklif sorgulamasına tâbi tutulduğu, sunduğu açıklamanın “Teklifini hazırlarken işçilerin yol bedelini dâhil etmediği, işçilerin ulaşımının kendisinin sağlayacağı servis ile yerine getirileceğini taahhüt ettiği, ancak ne İdari Şartname’de ne de Teknik Şartname’de bu hususta bir düzenleme yapılmadığı, İdari Şartname’nin 25.3.2’nci maddesi gereğince işçilerin yol giderlerinin ödeneceği şeklinde kesin bir hüküm olduğu, diğer 3 isteklinin yol giderlerini teklif fiyatlarına dâhil ettiği” gerekçeleri ile uygun bulunmayarak teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ihalenin de teklif tutarı idarece belirlenen kâr hariç yaklaşık maliyete eşit olan Bulak İnş. Turz. Tem. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı görülmüştür.
Yol bedelinin nakdi olarak ödeneceği öngörülen ihalelerin idari şartnamelerinde, yol bedelinin günlük brüt tutarının ve ayda kaç gün ödeneceğinin belirtilmesi gerekmektedir. Yol maliyetinin isteklilerce ayni olarak karşılanmasının öngörüldüğü işlerde ise bu ihtiyacın istekliler tarafından ayni olarak karşılanacağının idari şartnamelerin ilgili maddesinde belirtilerek aylık gün sayısının gösterilmesi, söz konusu gidere ilişin bir bedel öngörülmemesi, bununla birlikte ihtiyacın karşılanmasına ilişkin kriterlerin ve asgari standartların ihale dokümanının ilgili bölümünde belirlenmesi, bu şekilde verilen tekliflerin değerlendirilmesinde tekliflerin söz konusu ayni ödemeleri de içerdiği kabul edilerek değerlendirme yapılması, aşırı düşük teklif sorgulaması aşamasında isteklilerce öngörülen bedelin belgelendirilmesi gerekmektedir.
Başvuru konusu ihaleye ait İdari Şartname’ninFormun Üstü 25.3.2’nci maddesinde sadece “İşçilerin yol giderleri ödenecektir.” düzenlemesinin yer aldığı, ancak yol bedelinin günlük brüt tutarının ve ayda kaç gün ödeneceği hususlarının belirtilmediği dikkate alındığında idare tarafından söz konusu bedelin nakdi olarak ödeneceğinin öngörülmediği anlaşılmıştır.
İhale dokümanında yol maliyetinin isteklilerce ayni olarak karşılanacağı hususunun, ihtiyacın karşılanmasına ilişkin kriterlerin ve asgari standartların da belirtilmediği görülmekle birlikte, İdari Şartname’de teklif fiyata dâhil giderler arasında belirtilen yol gideri için bir bedel öngörülmediği göz önüne alındığında, yol giderinin isteklilerce ayni olarak karşılanacağının kabul edilmesi gerektiği, başvuru sahibinin söz konusu gider için teklifinde bir bedel öngördüğü, bu nedenle idarenin başvuru sahibinin teklifini değerlendirme dışı bırakma gerekçesinin yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.
Başvuru sahibinin aşırı düşük teklif açıklaması incelendiğinde, bir açıklama yazısının ve maliyet analiz tablosunun sunulduğu,
KİK işçilik hesaplama modülü kullanılmak suretiyle 3 sözleşme gideri ve genel giderler dâhil “yol bedeli hariç” olarak teklif edilmesi gereken asgari işçilik maliyetinin 23 temizlik işçisi için 237.153,92 TL ve 8 şoför için de 98.986,88 TL olmak üzere toplam 336.140,80 TL olduğunun tespit edildiği,
İşçilerin işe geliş ve gidişlerinin bir servis aracı ile sağlanacağının belirtildiği, ulaşım gideri için 3 sözleşme gideri ve genel giderler dâhil toplam 2.472,00 TL fiyat teklif edildiği, bu maliyeti tevsik amacıyla, Rönesans Tesis. Entg. Sos. Hizm. Oto Kiralama İnş. Turz. Teks. Tic. Ltd. Şti.nden alınmış olan 01.12.2013 tarihli proforma faturanın sunulduğu, söz konusu faturanın meslek mensubu tarafından onaylı olduğu ve üzerinde mevzuat gereğince bulunması zorunlu olan “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yer aldığı görülmüştür.
Otobüs kiralanması işinin bir hizmet niteliğinde olduğu, söz konusu hizmetin maliyet bileşenlerinin mal alımlarından farklı olduğu, bu nedenle aşırı düşük teklif açıklamasının “ağırlıklı ortalama birim maliyet”e dayalı açıklamayı içeren proforma fatura ile değil “toplam birim maliyet”edayalı açıklamayı içeren fiyat teklifi ile yapılması gerektiği anlaşılmıştır.
Sonuç olarak idarenin başvuru sahibinin teklifini değerlendirme dışı bırakma gerekçesinin yerinde olmadığı, ancak işçilerin ulaşım giderinin Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesine uygun şekilde açıklanmadığı anlaşıldığından esas itibariyle başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işleminin yerinde olduğu sonucuna varılmıştır.
Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,
Araç Aşırı Düşük Savunmada Açıklama Yöntemleri ve İstenilen Belgeler Nelerdir
İhale hukukunda ihaleleri, mal alımları, hizmet alımları ve yapım işleri olmak üzere üç ana farklı başlık altında kategorize edebilmek mümkündür.
İhalelerin türlerinin yapılarından kaynaklanan özellikler sebebiyle farklı kurallara ve açıklama yöntemlerine tabi tutulmaları bir zorunluluk haline gelmiştir.
Türk Kamu ihale mevzuatında mal alımları, hizmet alımları ve yapım işleri farklı kurallara tabi kılınmıştır. İhale türü, hem ihale aşamasında hem de sözleşmenin uygulanması aşamasında, eşik değerlerden yüklenicinin sorumluluğuna kadar pek çok hususu doğrudan veya dolaylı olarak etkilemektedir.
İhale hukukumuzda, taşıma ihaleleri, hizmet ihalelerinin alt kategorisi olarak düzenlenmiş bulunmaktadır.
Uygulamada ise taşıma ihaleleri öğrencilerin taşımalı eğitimlerinde ve kamu kurumlarının personellerinin taşınmasında ağırlık kazanmış bir ihale türüdür.
Taşıma İhalesine iştirak eden isteklilerden teklifi aşırı düşük seviyesinde kalan isteklilere, idareyi gerçekleştiren idare tarafından aşırı düşük sorgulama yazısı gönderilerek, tespit edilen maliyet bileşenlerinin açıklanılması talep edilir.
İdarenin aşırı düşük sorgulamasına tabi olan gerçek ya da tüzel kişinin yapması gereken mevzuata uygun bir şekilde aşırı düşük teklif savunması hazırlamaktır. Hazırlanacak aşırı düşük teklif savunmasında ihalenin türü büyük bir önem kazanacaktır. Çünkü her ihale türü açısından, kanun koyucu farklı savunma yöntemleri ve belgeleri talep etmektedir.
Taşıma ihalesinde aşırı düşük savunma açıklama işlemine uygulamada, araç aşırı düşük hazırlama, servis aşırı düşük hazırlama, personel aşırı düşük hazırlama, taşımalı eğitim aşırı düşük hazırlama gibi isimler verilmektedir.
Farklı olarak isimlendirilseler de temelde hepsi hizmet ihalesinin altı kategorisi olan taşıma ihalesidir. İstisnalar dışında hepsi açısından açıklama yöntemi birbirine çok benzerlik göstermektedir.
Taşıma ihalesi açısından ihale hukuku sistemizdeki düzenlemelere sırasıyla göz atacak olursak;
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.
İhale komisyonu;
- a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,
- b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar.
- c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,
gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.
Kurum, ihale konusu işin türü, niteliği ve yaklaşık maliyeti ile ihale edilme usulüne göre aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değerler ve sorgulama kriterleri belirlemeye, ihalenin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin sonuçlandırılabilmesine, ayrıca yaklaşık maliyeti 8’inci maddede öngörülen eşik değerlerin yarısına kadar olan hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerinde sınır değerin altında olan tekliflerin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin reddedilmesine ilişkin düzenlemeler yapmaya yetkilidir. İhale komisyonu bu maddenin uygulanmasında Kurum tarafından yapılan düzenlemeleri esas alır.” hükmü,
Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımlarında teklif fiyata dahil olacak giderler” başlıklı 78’inci maddesinde “…78.1.1. Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı; ihale konusu işte çalıştırılacak personel sayısının ihale dokümanında belirlendiği, bu personelin çalışma saatlerinin tamamının idare için kullanıldığı, yaklaşık maliyetinin en az %70’lik kısmının asgari işçilik maliyeti ile varsa ayni yemek ve yol giderleri dahil işçilik giderinden oluştuğu ve niteliği gereği süreklilik arz eden hizmet alımlarını ifade eder.
…
78.3. Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan bir hizmet alımına ilişkin ihale dokümanında haftalık çalışma saatlerinin tamamını idarede geçirecek personel sayısının belirtilmesi halinde teklif fiyata dahil giderler arasında işçilik giderine yer verilmesi gerekmektedir.
…
78.6. Tekliflerin hazırlanmasında ve asgari işçilik maliyetinin hesaplanmasında, ihale tarihinde yürürlükte bulunan asgari ücret dikkate alınacaktır.
…
78.9. İhale konusu işte çalışacak personele ilişkin yemek ve yol maliyetlerinin istekli tarafından karşılanmasının öngörüldüğü hallerde, bu maliyetlerin brüt tutarları dikkate alınacaktır.
…
78.25. İhale dokümanında günlük olarak belli sayıda personelin idarenin iş yerinde bulunması gerektiğine ilişkin düzenleme yapılan ihalelerde, 4857 sayılı Kanunun 55 inci maddesi uyarınca izne hak kazanan işçilerin izin hakları idarenin belirleyeceği takvim çerçevesinde kullandırılacak ve izin kullanan işçiler fiilen çalışan işçi sayısına dahil kabul edileceğinden, izin kullanan işçilerin yerine başka işçilerin getirilerek sayının tamamlanması talep edilmeyecektir. İdarelerin, ihale konusu işte çalıştırılması istenen personel sayısını bu hususu dikkate alarak belirlemeleri gerekmektedir. Ayrıca idareler ve yükleniciler, işçilerin yıllık ücretli izin haklarını kullanmasına ilişkin olarak 4857 sayılı Kanunun ilgili hükümlerinde öngörülen yükümlülüklere uymak zorundadır.
…
ç) Sözleşme Giderleri ve Genel Giderler: İhale ve sözleşmeye ilişkin damga vergileri, Kamu İhale Kurumu payı ve noter masrafları gibi sözleşme giderleri ile amortisman, ihale konusu işte kullanılacak giyim gideri, oryantasyon (ihale konusu işe uyum) eğitimi gideri, 20/6/2012 tarihli ve 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu uyarınca işyeri hekimliği ve iş güvenliği uzmanı ücreti ile çalışanlara verilecek eğitim gideri, silahlı atış eğitim gideri, özel güvenlik mali sorumluluk sigortası gideri, yaka kartı, önemli bir bileşen olarak değerlendirilmeyen ilaçlama gideri, toplu ulaşım kartı bedeli ve bu nitelikteki genel giderleri karşılamak üzere, birim fiyat teklif cetvelinde yer alan her bir işçilik birim fiyatı üzerinden; işçi sayısı üzerinden teklif alınması idarece uygun görülmeyen iş kalemi/kalemleri için ise çalıştırılacak her bir personelin işçilik maliyeti üzerinden, % 4 oranında hesaplanan sözleşme giderleri ve genel giderler teklif bileşeni olarak kabul edilir…” açıklaması,
Anılan Tebliğ’in “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “79.1. Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer aşağıdaki kurallara göre tespit edilir.
79.1.1. Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde kar hariç yaklaşık maliyet tutarı sınır değer olarak kabul edilir.
79.1.2. Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımı ihalelerinde sınır değer;
SD: Sınır değeri,
YM: Yaklaşık maliyeti,
n: İhalenin ilk oturumunda teklif mektubu ve geçici teminatı usulüne uygun olduğu anlaşılan ve teklif tutarı yaklaşık maliyetin yüzde 60’ından düşük ve yaklaşık maliyetten yüksek olanlar dışındaki isteklilerin teklif sayısını,
T1, T2, T3….Tn: İhalenin ilk oturumunda teklif mektubu ve geçici teminatı usulüne uygun olduğu anlaşılan ve teklif tutarı yaklaşık maliyetin yüzde 60’ından düşük ve yaklaşık maliyetten yüksek olanlar dışındaki isteklilerin teklif bedellerini,
R: Sınır Değer Tespit Katsayısını
…
79.1.3. 79.1.2 nci maddede yer alan R değeri her yıl 1 Şubat tarihinden geçerli olmak üzere Kurum tarafından belirlenir ve ilan edilir. İhalenin konusu veya işin niteliğine göre Kurum tarafından farklı R değerleri belirlenebilir.
79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.
79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.
79.2.2. İstekliler aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerini aşağıdaki yöntemleri kullanarak açıklayabilirler.
79.2.2.1. Üçüncü Kişilerden Alınan Fiyat Teklifleri: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin üçüncü kişilerden fiyat teklifi alınması durumunda, öncelikli olarak fiyat teklifini veren kişiyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre teklife konu mal veya hizmet için maliyet tespit tutanağı (Ek-O.5) veya satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.6) düzenlenecektir. Tutanaklar fiyat teklifinin dayanağı olarak düzenlenecek olup, meslek mensubu tarafından muhafaza edilecek ve fiyat teklifinin ekinde idareye verilmeyecektir. Ancak idare veya Kurum tarafından gerekli görülmesi halinde bu tutanaklar meslek mensubundan istenebilecektir.
Maliyet tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için, fiyat teklifinin mamul/mala ilişkin olması halinde mamul/malın birim fiyatının, tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması; fiyat teklifinin hizmete ilişkin olması halinde ise bu hizmetin birim fiyatının, tutanakta tespit edilen toplam birim maliyetin altında olmaması, bu tespitin (Ek-O.5) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (…/…/…) tarih ve (…) sayılı maliyet tespit tutanağındaki ortalama/toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.
Satış tutarı tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmaması, bu tespitin (Ek-O.6) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (…/…/…) tarih ve (…) sayılı satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.
Üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerinin teklife konu alanda faaliyet gösterenlerden alınması gerekmekte olup, bu belgelerin ihale tarihinden önce düzenlenmiş olması zorunlu değildir.
Kaşeleme işlemi 8.4 üncü maddede belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.
…
79.2.3. Meslek mensubu; üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifi üzerindeki beyanın ve emsal bedel beyanı ile Ek-O.5, Ek-O.6 ve Ek-O.7 numaralı tutanaklardaki bilgilerin doğruluğundan sorumludur. Meslek mensubu ibaresinden Yeminli Mali Müşavirler veya Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler anlaşılır.”
79.2.4. Ek-O.5, Ek-O.6 ve Ek-O.7 numaralı tutanakların son veya bir önceki geçici vergi beyanname dönemine ilişkin olarak düzenlenmesi zorunludur. Son veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminin tespitinde; 4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin birinci fıkrasının (a), (d) ve (e) bentlerine göre pazarlık usulü ile yapılan ihalelerde ilk yazılı fiyat tekliflerinin alındığı tarih, diğer ihale usulleri ile yapılan ihalelerde ise ihale tarihi esas alınır.
Örneğin; 11.1.2014 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan ihalede son geçici vergi beyanname dönemi “Ekim-Kasım-Aralık 2013”, 15.7.2014 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan ihalede son geçici vergi beyanname dönemi “Nisan-Mayıs-Haziran 2014” tür.
79.2.5. İşletme hesabına göre defter tutuluyor olması durumunda; yukarıda belirtilen tutanaklar, işletme hesabı defteri ve işletme hesap özeti kayıtlarına göre düzenlenir.
…
79.2.7. İstekliler tarafından akaryakıt girdisine ilişkin olarak EPDK tarafından il bazında günlük yayımlanan akaryakıt fiyatlarının % 90’ının altında sunulan açıklamalar geçerli kabul edilmeyecektir.
79.3. İdarelerin aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirilmesine ilişkin aşağıdaki düzenlemeleri de dikkate almaları gerekmektedir.
79.3.1. Teklifi aşırı düşük olarak tespit edildikten sonra yukarıdaki yöntemlere göre usulüne uygun açıklama yapan isteklilerin teklifleri geçerli kabul edilir. Hayatın olağan akışına veya ticari gereklere aykırılık gibi nedenlerle teklifler reddedilemez.
79.3.2. 79.2.2 nci maddede yer alan yöntemlerden herhangi biri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda, istekli tarafından gerekçesi belirtilmek suretiyle, ilgili mevzuatına göre ihale tarihinden önceki son 12 ay içinde düzenlenen açıklamaya elverişli diğer bilgi ve belgeler kullanılarak da açıklama yapılabilir.
79.3.3. Kurumca hazırlanan “İşçilik Hesaplama Modülü” ne (www.ihale.gov.tr) adresinden ulaşılabilecek olup, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde tekliflerin değerlendirilmesi bağlamında sözleşme ve genel giderler dahil asgari işçilik maliyeti hesabında işçilik hesaplama modülünün kullanılması zorunludur.
79.3.4. Hizmet alım ihalelerinde herhangi bir sigorta giderinin aşırı düşük teklif sorgulamasında önemli bir bileşen olarak kabul edilmesi durumunda, isteklilerce sigorta acentelerinden alınan poliçe, fiyat teklifi veya sözleşmelerin ekine ihale dokümanında yer alan teminat tutarları üzerinden teklif ettikleri sigorta prim tutarlarıyla sigorta hizmetini gerçekleştirebileceklerine ilişkin, ilgili sigorta şirketinin genel müdürlüğünden veya bölge müdürlüğünden alınan teyit yazısının eklenmesi ve bu yazının yetkili kişilerin imzasını taşıması gereklidir. Ancak sigorta şirketlerinin genel müdürlük veya bölge müdürlükleri tarafından imzalanmış poliçe veya fiyat teklifleri için teyit alınması zorunlu değildir. Sigorta giderinin tevsiki için sunulan belgenin işin süresinin tamamını kapsaması gerekmektedir. Ancak birden fazla yılı kapsayan işlerde ilk yıl için alınan sigorta teklifinin ihale tarihinin bulunduğu yıldan önceki yılın Aralık ayına ait Yurtiçi Üretici Fiyatları Endeksinin yıllık değişim oranı esas alınmak suretiyle güncellenerek diğer yıllar için kullanılması mümkündür.
79.3.5. Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımlarına ilişkin yapılan aşırı düşük teklif açıklamasında, sözleşme giderleri ve genel giderlerin % 4 oranında hesaplanması söz konusu olmayacak, sözleşme giderleri ilgili mevzuatına göre hesaplanmak suretiyle açıklama yapılacaktır.” açıklaması yer almaktadır.
Ağırlıklı olarak taşıma ihalesinde açıklama yöntemi ayrıntılarıyla Kamu İhale Genel Tebliğinde düzenlenmiş olsa da hazırlanacak olan aşırı düşük teklif sorgulamasında her ihaleye has olarak düzenlenen;
-Aşırı Düşük Teklif Sorgulama Yazısı,
-İdari Şartname,
-Teknik Şartname,
-Sözleşme Tasarısının da göz önüne alınması gerekmektedir. Çünkü idare tarafından açıklanması istenilen maliyet bileşenleriyle ilgili açıklamaların ayrıntıları ihale dokümanında bulunabilmektedir. Açıklanan nedenlerle; aşırı düşük savunma hazırlanması çok detaylı bir süreç olduğundan mevzuatta ve ihale dokümanında bulunan en ufak ayrıntının gözden kaçırılması durumunda aşırı düşük savunmasını hazırlayan gerçek veya tüzel kişinin değerlendirme dışı bırakılması sonucu doğurmaktadır.
